Collaborare con i fogli Excel

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Microsoft excel continua ad essere uno degli strumenti di lavoro più amati ed utilizzati da imprese di qualsiasi dimensione e complessità.

E’ uno strumento versatile che tutti hanno usato almeno una volta, utile per applicazioni di calcolo veloci, ma capace anche di elaborazioni complesse (a patto di saperlo spingere).

Non è raro incontrare clienti in cui excel è l’unico software gestionale dell’azienda, o il software di fatturazione oppure ancora l’ERP.

Co-Authoring: cos’è

Qualsiasi sia il suo campo di applicazione in azienda, una delle funzionalità più richieste di excel è la possibilità di poter lavorare contemporaneamente su uno stesso foglio di calcolo.

Questa feature è chiamata “co-authoring” e le ultime versioni di excel l’hanno resa molto semplice e al contempo ricca di potenzialità, con il vincolo però di passare per una piattaforma cloud come OneDrive for Business o SharePoint.

Cosa serve per collaborare con Excel

Ecco cosa serve per condividere e lavorare contemporaneamente con i colleghi su uno stesso file:

  • Per prima cosa il co-authoring è possibile solo su file con estensioni .xlsx, .xlsm, or .xlsb. File più vecchi, con estensioni diverse, devono essere convertiti in uno di questi formati
  • Occorre l’ultima versione disponibile di Excel o Excel per Microsoft 365
  • Infine occorre una sottoscrizione di un qualsiasi servizio di Microsoft 365 che contempli almeno uno tra i servizi OneDrive for Business o SharePoint

Come attivare la condivisione ed abilitare la collaborazione

Di seguito abbiamo riportato tutti i principali passaggi per attivare la condivisione e iniziare a collaborare seguendo i prossimi step.

  • Caricare il foglio di lavoro su OneDrive o su una libreria di SharePoint
  • Aprire il file caricato da OneDrive o SharePoint, dopo aver fatto accesso via web a queste piattaforme. Cliccare sul file da aprire, questo si aprirà in un nuovo tab del browser.
  • Selezionare il tasto “Apri nell’applicazione desktop”
  • Quando il file si aprirà nell’applicazione desktop di Excel, apparirà la barra gialla indicante che il file è in modalità “visualizzazione protetta”. Selezionare il tasto “abilita modifica”
  • Selezionare il tasto “Condividi” posizionato nell’angolo in alto a destra
  • Selezionare gli indirizzi email delle persone con cui si vuole condividere il file e cliccare su “invia”

E poi ?

  • Le persone invitate riceveranno una mail con il link al documento
  • Cliccando sul link, il documento si aprirà su un pannello del browser: dovranno cliccare poi sul tasto “Apri nell’applicazione desktop”

Ora è possibile scrivere e modificare contemporaneamente lo stesso file.

Aggiornamenti istantanei e collaborazione

Le modifiche apportate alle celle dagli altri autori verranno visualizzate quasi in tempo reale e, soprattutto, si potrà vedere istantaneamente su quali celle stanno lavorando gli altri autori, essendo ogni cella evidenziata da un colore diverso per ognuno.

Dall’icona in alto a destra è possibile vedere quali utenti stanno attualmente lavorando sul file ed identificare il colore con cui riconoscere le celle sulle quali lavorano.

In questo modo non si porrà neanche il rischio di sovrascrivere dati aggiornati da altri in quanto le celle saranno visibili sempre con gli ultimi dati scritti e se la cella è attualmente in modifica da qualcuno il suo contorno sarà ben evidenziato con il colore ed un’etichetta corrispondente all’autore.

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